Le service commande publique de la direction juridique du conseil départemental de la Vendée a développé un chatbot qui aide les acheteurs de la collectivité à faire les bons choix de procédure de passation. « Il prend la forme d’une conversation Teams, que nous avons programmée avec l’application Power Virtual Agents, explique Hervé Robert, chef de ce service. L’acheteur communique avec un robot qui lui pose des questions sur son projet de marché. En fonction des réponses, le chatbot est capable d’indiquer à l’acheteur la procédure de marché public applicable. » Au final, admet-il, « il y a peu de résultats possibles : procédure formalisée, procédure adaptée ou marché sans mise en concurrence.
Mais il y a beaucoup d’enchevêtrements pour y parvenir ».
« Accessible et exhaustif ». Pourquoi avoir mis sur pied ce dispositif ? Au conseil départemental, l’achat est déconcentré pour les marchés inférieurs à 40 000 € HT et ceux sans mise en concurrence, chaque service étant chargé de la passation des contrats. Il existe déjà des supports, mis au point en interne, pour les aider en la matière : modèles, notes, tableau Excel pour le choix de la procédure. « Toutefois celui-ci ne permet pas de répondre à toutes les situations. Il y a des cas de figure compliqués à retranscrire dans un tableau. Ce qui peut parfois induire en erreur et être source d’incompréhension. D’où l’idée du chatbot, solution permettant à la fois d’être accessible et exhaustif », souligne Hervé Robert.
Selon lui, le premier bilan après plusieurs mois d’utilisation de l’outil est satisfaisant. « Globalement, les réponses apportées sont claires et cohérentes. Il s’agit donc d’une solution efficace pour guider les services. Mais ce n’est qu’une réponse de premier niveau, il peut toujours y avoir des cas particuliers. Surtout, si ce type d’outils collaboratifs est utile pour les échanges entre services, il faut tout de même veiller à préserver le lien direct. Après le premier niveau il faut que naisse un échange ».
Et pour les achats qui ne sont pas déconcentrés, le chatbot conseille le demandeur et propose de contacter le service commande publique pour affiner le besoin et lancer la procédure…
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