Un webinaire dédié à la BDESE a été organisé par les Editions Tissot en juin 2024. De nombreuses questions ont été posées à cette occasion, tant par les employeurs que par les CSE. Olivier Castell, expert en droit du travail et relations sociales et intervenant lors de ce webinaire, y a répondu.
Mon employeur refuse de mettre en place la BDESE. Comment le convaincre ou comment prioriser les données à obtenir ?
Pour le convaincre, vous avez le choix entre la manière douce et la manière forte ! La manière douce consiste à lui rappeler que c’est une obligation et lui proposer de travailler avec lui sur un éventuel accord pour créer l’outil le plus efficient tant pour l’entreprise que pour les élus. La manière forte consiste aussi à lui rappeler que c’est une obligation mais à le mettre en demeure de la respecter dans un délai au bout duquel son inaction vous conduira à saisir l’inspection du travail ou à porter plainte pour délit d’entrave.
Il n’y a pas de priorisation des données à intégrer dans la base : toutes peuvent se révéler
utiles pour défendre les intérêts du salarié.
Comment rassurer l’employeur quant à la confidentialité des données ? Comment concilier la sécurité des données de l’entreprise avec la mise en place d’un outil externalisé ? Comment sécuriser de manière maximale la confidentialité des données ? Une simple phrase sur le document semble dérisoire.
La BDESE doit être ouverte au profit des membres du CSE et des délégués syndicaux. La liste des titulaires d’un droit d’accès est prévue par la loi et peut être adaptée par accord d’entreprise.
Les données déposées dans la base peuvent être communiquées par les élus aux autres salariés de l’entreprise. En sont exclues les données soumises au secret professionnel et les données confidentielles identifiées comme telles dans la base et pour lesquelles un délai de confidentialité a été communiqué aux utilisateurs de la BDESE. La plupart des entreprises ne procèdent pas à cette identification des informations soumises à obligation de discrétion : or ce repérage a un effet dissuasif très fort pour les utilisateurs de la base et permet de donner une base juridique pour sanctionner tout abus.
Une charte de confidentialité peut être mise en place. On demande ensuite aux utilisateurs de la signer lors de leur prise de mandat. Une telle charte présente là aussi un effet dissuasif. Néanmoins, interdire toute reproduction des données s’analyse selon nous en une entrave au fonctionnement régulier du CSE.
Pour ce qui est du risque de piratage informatique, il est bien entendu nécessaire que la solution choisie protège les données figurant dans la base. Il est nécessaire d’apprécier les besoins en matière de sécurité informatique en fonction de l’étendue des données fournies dans la BDESE. La solution proposée par BDESE online répond ainsi aux exigences les plus fortes en matière de protection des données : nous restons à votre disposition pour vous présenter toutes les mesures mises en place sur le sujet de la protection des données.
Est-il possible de prévoir une BDESE accessible sur un outil payant, outil qui serait financé en partie par le budget du CSE ? Je m’interroge quant au délit d’entrave.
Non, il n’est pas possible de faire financer tout ou partie de la mise en place d’une BDESE par le CSE. Peu importe que cette BDESE soit hébergée sur un outil payant ou non.
La mise en place d’une BDESE est une obligation s’imposant à l’employeur. C’est donc à lui d’assumer les coûts éventuels d’une telle mise en place, sous peine en effet de poursuites pour délit d’entrave au fonctionnement régulier du comité et d’une demande de remboursement des sommes versées par le CSE.
La seule situation pour laquelle un financement partiel du CSE serait envisageable juridiquement a été évoquée durant le webinaire. C’est celle où l’employeur assume intégralement le financement de l’outil hébergeant la base mais où le CSE finance tout ou partie d’une option payante offerte par l’outil et dépassant le seul cadre légal de la BDESE. Par exemple, une option permettant aux élus d’utiliser l’outil pour la gestion interne de leur comptabilité.
Existe-t-il une présentation formalisée de la BDESE ? En tant que membre du CSE, nous y avons accès mais avons demandé que certaines colonnes soient mieux renseignées, notamment la date du dépôt du document, qui est manquante…
Ce sont les articles R. 2312-8 et R. 2312-9 du Code du travail qui définissent le plan à adopter pour la BDESE en l’absence d’accord. Ces articles listent les informations minimales à intégrer dans la BDESE, en fonction de l’effectif. D’autres articles du Code du travail imposent également l’intégration de certaines données dans la base. La solution BDESE online suit ainsi le plan légal supplétif, proposant au client un plan « clé en main » répondant au cadre du Code du travail.
Concernant la présentation des données, tableaux, diagrammes, textes, images, tout est envisageable dès lors que les exigences légales ou conventionnelles sont respectées. D’une entreprise à l’autre, la construction interne de la base est donc très différente dans la pratique.
Vous pouvez retrouver les réponses à l’intégralité des questions posées par les participants au webinaire dans ce dossier complet :
Les Editions Tissot vous proposent une solution en ligne pour faciliter la mise en place de la BDESE : BDESE online. Grâce à cet outil, votre employeur pourra mettre facilement une BDESE à votre disposition et vous notifier les mises à jour. Il ne faut, en effet, que quelques minutes à votre employeur pour créer sa BDESE via BDESE online. N’hésitez pas à lui en parler !
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